Privatliquidation digitalisieren: Schritt für Schritt
Einige Arztpraxen arbeiten bei der Privatabrechnung immer noch mit Word-Vorlagen, Excel-Listen und manuellem Briefversand. Die Digitalisierung dieses Prozesses ist einfacher als gedacht — und rentiert sich ab dem ersten Monat.
Schritt 1: Bestandsaufnahme — Was kostet der aktuelle Prozess?
Bevor Sie etwas ändern, lohnt eine ehrliche Bestandsaufnahme. Fragen Sie sich:
- Wie viel Zeit investieren Sie oder Ihre MFA pro Woche in die Abrechnung?
- Wie viele offene Rechnungen haben Sie aktuell, die länger als 30 Tage ausstehen?
- Wie viele Mahnungen schreiben Sie manuell pro Monat?
- Wie viel Zeit benötigen Sie, um die Zahlungseingänge zu buchen?
- Zahlen Sie eine PVS-Provision? Wie hoch ist diese?
In der Regel stellen Praxen fest, dass zwischen 3 und 8 Stunden pro Woche in die Privatabrechnung fließen — Zeit, die für Patientenversorgung fehlt.
Schritt 2: Rechnungserstellung digitalisieren
Der erste und wichtigste Schritt für die digitale Rechnungserstellung. Eine GOÄ-konforme Rechnung wird in wenigen Minuten erstellt. Ihr PVS-System sollte dies für Sie übernehmen können:
- Steigerungsfaktoren und Begründungen hinterlegen
- Rechnungen noch einmal nach Plausibilität prüfen
- Rechnungsdatei (PAD/PADnext-Import) exportieren
- Datei auf Medinvoice® hochladen
Schritt 3: Digitalen Rechnungsversand einrichten
Statt Briefe zu drucken, zu kuvertieren und zur Post zu bringen, versenden Sie Rechnungen per E-Mail an Ihre Patienten. Patienten, die keinen E-Mail-Versand wünschen, erhalten die Rechnung automatisch als Brief — Medinvoice® übernimmt den postalischen Versand.
Zusätzlich stellt Medinvoice® Ihren Patienten ein kostenloses Patientenportal zur Verfügung: Rechnungen abrufen, Fragen stellen, Belege hochladen — alles DSGVO-konform.
Schritt 4: Zahlungsverfolgung automatisieren
Die größte Zeitersparnis entsteht durch automatische Zahlungsverfolgung. Statt manuell zu prüfen, welche Rechnungen noch ausstehen:
- Verbinden Sie Ihr Geschäftskonto mit Medinvoice®
- Zahlungseingänge werden automatisch erkannt und zugeordnet
- Überfällige Rechnungen werden automatisch angemahnt
- Sie sehen jederzeit, welche Rechnungen offen, bezahlt oder sich in welchem Mahnstatus befinden
Schritt 5: Mahnwesen vollständig automatisieren
Das Mahnwesen ist für viele Praxen ein erheblicher Aufwandstreiber. Mit Medinvoice® konfigurieren Sie einmalig Ihre Mahnstufen und Fristen. Das System schickt automatisch:
- M1 (Zahlungserinnerung) nach konfigurierbarer Frist
- M2 (Mahnung) bei weiter ausbleibender Zahlung
- M3 (Letzte Mahnung) mit Ankündigung weiterer Schritte
- Inkasso-Übergabe nach Ablauf der letzten Frist möglich, kann auch über eine digitale Schnittstelle erfolgen — Sie sind aber immer Herr und Frau Ihrer Daten
Medinvoice® übernimmt alle 5 Schritte in einem System — 14 Tage kostenlos testen.
Jetzt kostenlos starten →Wie lange dauert die Umstellung?
Die technische Einrichtung von Medinvoice® dauert unter 30 Minuten. Für eine vollständige Migration aller Patientendaten aus einem bestehenden System sollten Sie einen halben Tag einplanen. Dies kann mittels CSV-Import erfolgen. Die meisten Praxen sind nach einer Woche vollständig auf den neuen digitalen Prozess umgestellt.