Mahnwesen in der Arztpraxis: Der rechtssichere Ablauf bei unbezahlten GOÄ-Rechnungen
Auch bei sorgfältiger Rechnungsstellung bleibt ein Teil der GOÄ-Rechnungen zunächst unbezahlt — meist schlicht vergessen, seltener bewusst verzögert. Ein klar definierter Mahnprozess sorgt dafür, dass daraus kein Dauerzustand wird.
Wann gerät ein Patient überhaupt in Zahlungsverzug?
Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät ein Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug — vorausgesetzt, er wurde auf dieser Rechnung auf diese Folge hingewiesen. In der Praxis heißt das: Eine GOÄ-Rechnung mit klar ausgewiesenem Fälligkeitsdatum und einem Hinweis auf die 30-Tage-Regelung schafft die rechtliche Grundlage für alles Weitere, ohne dass eine gesonderte Mahnung zwingend nötig wäre. Trotzdem hat sich ein gestuftes Mahnwesen in der Praxis bewährt — es wirkt weniger konfrontativ und gibt Patienten mehrfach Gelegenheit, ein Versehen zu korrigieren.
Die drei Mahnstufen im Überblick
Ein bewährter Ablauf besteht aus drei Eskalationsstufen, bevor weitere Schritte folgen:
- M1 — Zahlungserinnerung: freundlicher Ton, geht von einem Versehen aus, meist 7–14 Tage nach Fälligkeit.
- M2 — Mahnung: förmlicher, mit neuer kurzer Frist und Hinweis auf den bereits eingetretenen Verzug.
- M3 — Letzte Mahnung: benennt konkret die nächsten Schritte bei weiterem Ausbleiben der Zahlung.
Die Fristen zwischen den Stufen liegen üblicherweise bei 7 bis 14 Tagen. Kürzere Fristen wirken schnell aggressiv, deutlich längere verwässern den Nachdruck der Eskalation.
Was darf eine Mahnung kosten?
Zwei Kostenpositionen sind rechtlich zu unterscheiden. Verzugszinsen stehen dem Gläubiger ab Verzugseintritt automatisch zu — bei Verbrauchern in Höhe des Basiszinssatzes zzgl. 5 Prozentpunkten (§ 288 Abs. 1 BGB). Mahnkosten (Pauschalen für Porto, Papier, Aufwand) müssen dagegen angemessen sein; in der Praxis haben sich Beträge im niedrigen einstelligen bis niedrigen zweistelligen Euro-Bereich pro Mahnstufe etabliert. Überzogene Mahngebühren sind nicht durchsetzbar und schaden vor allem der Patientenbeziehung.
Wann lohnt sich die Übergabe an ein Inkassounternehmen?
Bleibt auch M3 erfolglos, stehen zwei Wege offen: die Übergabe an ein Inkassounternehmen oder das gerichtliche Mahnverfahren. Inkasso ist meist der pragmatischere Weg für kleinere bis mittlere Beträge — die Praxis muss sich nicht weiter um die Forderung kümmern, trägt aber eine Erfolgsprovision. Das gerichtliche Mahnverfahren lohnt sich eher bei höheren, unstrittigen Forderungen. In beiden Fällen gilt: Je länger eine Praxis mit der Übergabe wartet, desto geringer die realistische Aussicht auf vollständigen Zahlungseingang.
Medinvoice® automatisiert alle vier Stufen — von der Zahlungserinnerung bis zur optionalen Inkasso-Übergabe — nach einmalig festgelegten Fristen.
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Die meisten Probleme entstehen nicht durch falsche Fristen, sondern durch Inkonsequenz: Eine M1 wird verschickt, die M2 verzögert sich um Wochen, weil niemand in der Praxis den Überblick über offene Rechnungen behält. Das signalisiert Patienten, dass Zahlungsverzug folgenlos bleibt, und untergräbt jede spätere Mahnstufe. Ebenso häufig fehlt auf der Ursprungsrechnung der Hinweis auf die 30-Tage-Verzugsfolge nach § 286 Abs. 3 BGB — ohne ihn beginnt der Verzug erst mit einer gesonderten Mahnung, was den gesamten Prozess unnötig verzögert.